Nota de informare privind prelucrarea datelor personale

Operatorul de date

• VITAMOBIL CARE SRL
• Sediu: str Padurii, nr 28B, Livezeni, jud. Mures
• Înregistrare: CUI: 53178883, ROONRC.J2025100322001
• Contact pentru protecția datelor: contact@vitamobilcare.ro
• Pentru orice întrebare privind datele personale folosește contactul pentru protecția datelor de mai sus sau secțiunea Confidențialitate din profilul tău.

Ce date prelucrăm

• Date de cont și contact: nume, e-mail, telefon, limba preferată.
• Date de identificare ale pacientului: data nașterii, sex, CNP, adresă, zona de deservire, persoana de contact în caz de urgență.
• Date privind sănătatea: fișa medicală (alergii, afecțiuni, medicație, grupă sanguină), documentele încărcate, notele de consultație, rețetele, scrisorile medicale și înregistrările din registrul de îngrijiri la domiciliu, inclusiv semnăturile.
• Programări: serviciul ales, data, ora, adresa vizitei, personalul alocat și starea programării.
• Facturare: facturi și situația plăților. Plata online nu este activă în prezent.
• Mesaje schimbate în platformă cu echipa medicală.
• Notificările trimise (în platformă, pe e-mail și prin SMS) și starea trimiterii lor.
• Date de securitate: autentificări, passkey (doar cheia publică), jurnale de acces și de audit, adresa IP pentru accesările registrului de îngrijiri.
• Persoane care gestionează programările unui pacient: titularul de cont (membru al familiei) sau persoana responsabilă a unui cămin partener — date de cont și de contact; împuternicirile semnate sau hotărârile de reprezentare legală încărcate și verificarea lor; pentru rezidenți, camera.
• Plătitori: datele de facturare ale căminului și, când factura unui rezident se adresează familiei, numele, e-mailul, telefonul și adresa membrului familiei care o primește.

Scopuri și temeiuri juridice

• Îngrijirea medicală la domiciliu (programare, consultație, tratament, îngrijire, documente medicale) — date de cont, identificare, sănătate, programări, mesaje — executarea contractului, art. 6 alin. (1) lit. (b) GDPR, și, pentru datele de sănătate, art. 9 alin. (2) lit. (h) GDPR, sub obligația de secret profesional (Legea nr. 46/2003). Aceste date sunt necesare: fără ele nu putem presta serviciul.
• Obligațiile legale ale furnizorului de servicii medicale (documentație medicală, registrul de îngrijiri la domiciliu, evidențe financiar-contabile, răspuns către autorități) — art. 6 alin. (1) lit. (c) GDPR.
• CNP-ul — numai unde este necesar identificării pacientului în documentele medicale și raportările prevăzute de lege, în condițiile art. 4 din Legea nr. 190/2018.
• Programările făcute pentru tine de un membru al familiei sau de căminul în care locuiești — ca parte a serviciului solicitat pentru tine, pe aceleași temeiuri ca îngrijirea (art. 6 alin. (1) lit. (b) și art. 9 alin. (2) lit. (h) GDPR).
• Notificări pe e-mail și prin SMS — pe e-mail, o copie a notificărilor din platformă (ce s-a întâmplat și când); prin SMS, confirmarea programărilor (ziua și ora). Le trimitem la adresa de e-mail și la numărul de telefon din contul fiecărui destinatar: pacientul, dacă are cont propriu, și membrul familiei (titularul de cont) sau persoana responsabilă a căminului care îi gestionează programările — ca parte a serviciului, pe aceleași temeiuri ca îngrijirea (art. 6 alin. (1) lit. (b) și art. 9 alin. (2) lit. (h) GDPR). Mesajele nu cuprind serviciul sau alte informații medicale, iar cele trimise membrului familiei sau căminului nu cuprind nici numele pacientului. Fiecare destinatar poate opri oricând e-mailurile și SMS-urile din profilul său; notificările din platformă rămân.
• Comunicarea informațiilor tale medicale către persoana sau căminul pe care l-ai împuternicit — consimțământul tău explicit, dat prin împuternicirea semnată, art. 6 alin. (1) lit. (a) și art. 9 alin. (2) lit. (a) GDPR, art. 10 și 22 din Legea nr. 46/2003. Îl poți retrage oricând, fără a afecta îngrijirea ta sau legalitatea comunicărilor anterioare.
• Facturarea către pacient, titularul de cont, cămin sau membrul familiei indicat — executarea contractului cu plătitorul, art. 6 alin. (1) lit. (b), și obligațiile financiar-contabile, art. 6 alin. (1) lit. (c) GDPR. Facturile adresate altei persoane decât pacientului cuprind doar suma și denumirea generală a serviciilor.
• Documentare asistată de AI (dictare și corectare automată a documentelor medicale) — instrument folosit de medic pentru documentarea îngrijirii, art. 9 alin. (2) lit. (h); este opțional pentru tine: te poți opune oricând din profil, iar opoziția este aplicată imediat (vezi mai jos).
• Securitatea platformei, prevenirea accesului neautorizat și jurnalele de acces și audit — art. 6 alin. (1) lit. (c) și art. 32 GDPR, respectiv interesul legitim de a proteja datele pacienților, art. 6 alin. (1) lit. (f).
• Gestionarea solicitărilor tale privind datele — art. 6 alin. (1) lit. (c) GDPR (art. 12-22 GDPR).
• Modulele cookie opționale — numai cu consimțământul tău, pe care îl poți retrage oricând din setările cookie.
• Îngrijirea nu se bazează pe consimțământ. Căsuțele de la înregistrare sunt confirmări: că ai primit această notă, că serviciul nu este pentru urgențe și că accepți termenii. Le păstrăm ca dovadă, cu versiunea afișată.

Dictare vocală și asistență automată (AI)

Medicii pot dicta conținutul documentelor medicale. Sunetul este transcris de serviciul Microsoft Azure Speech, iar textul poate fi corectat sau structurat automat de serviciul Azure OpenAI. Rezultatele sunt doar propuneri: medicul le verifică și le acceptă explicit înainte de a deveni parte din document, iar decizia este înregistrată. Nu luăm decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată care să producă efecte juridice asupra ta (art. 22 GDPR).

Te poți opune oricând din profil (Confidențialitate → Documentare asistată de AI). Din acel moment nicio informație despre tine nu mai este trimisă acestor servicii AI, iar medicul scrie textul manual; îngrijirea ta nu se schimbă. Fiecare transmitere către aceste servicii este jurnalizată, fără conținutul medical.

Persoane pentru care face programări un membru al familiei

Un titular de cont (de exemplu fiul sau fiica) poate adăuga în contul său o persoană aflată în grija sa, care nu are cont propriu, pentru a-i face programări și a plăti serviciile. În acest caz primim datele persoanei (nume, CNP, data nașterii, sex, adresă, telefon) de la titularul contului, în scopul îngrijirii solicitate, pe aceleași temeiuri juridice ca pentru orice pacient. Titularul contului îi înmânează persoanei această informare, iar noi înregistrăm confirmarea.

Titularul contului poate face programări și încărca documente pentru persoană. Informațiile medicale ale persoanei (fișa, documentele, rezultatele) îi devin accesibile numai după ce persoana semnează o împuternicire sau după ce este prezentată hotărârea de reprezentare legală, iar clinica verifică documentul (Legea nr. 46/2003). Fiecare consultare este înregistrată. Persoana se poate adresa oricând direct clinicii, inclusiv pentru a retrage împuternicirea.

Rezidenții căminelor partenere

Un cămin pentru vârstnici cu care clinica are contract poate înregistra rezidenții săi (nume, CNP, data nașterii, sex, cameră, telefon) prin contul persoanei responsabile a căminului, pentru a le programa îngrijiri la cămin. Primim aceste date de la cămin, pe aceleași temeiuri juridice ca pentru orice pacient; rezidentul primește această informare tipărită.

Căminul poate face programări și încărca documente pentru rezident. Informațiile medicale ale rezidentului îi devin accesibile căminului numai după ce rezidentul semnează o împuternicire pentru cămin (sau este prezentată hotărârea de reprezentare legală) și clinica o verifică. Facturile pot fi adresate căminului sau unui membru al familiei indicat de cămin, caz în care primim și numele și datele de contact ale acestuia.

Cine primește datele

• Echipa medicală alocată programării tale (medic, asistent) și coordonatorii de îngrijiri, strict pentru actul medical.
• Membrul familiei sau căminul care îți gestionează programările — datele necesare programărilor; informațiile tale medicale numai după ce clinica verifică împuternicirea semnată de tine.
• Plătitorul facturii (titularul de cont, căminul sau membrul familiei indicat) — factura, cu suma și denumirea generală a serviciilor.
• Furnizori care prelucrează date în numele nostru, pe bază de contract: Supabase (bază de date, autentificare, stocarea fișierelor), Vercel (găzduirea aplicației), Microsoft Azure (transcriere și asistență AI pentru documente), furnizorul de e-mail pentru mesajele contului, SMSO (trimiterea SMS-urilor de confirmare a programărilor: numărul de telefon și textul mesajului).
• Autorități și instituții publice (de exemplu Casa de Asigurări de Sănătate, Direcția de Sănătate Publică, instanțe), numai când legea o cere.
• Detalii despre locațiile de găzduire și garanțiile pentru eventuale transferuri în afara SEE pot fi solicitate la adresa de contact.

Cât timp păstrăm datele

• Documentația medicală și registrul de îngrijiri: pe durata impusă de legislația privind documentele medicale; nu pot fi șterse la cerere în această perioadă.
• Scrisorile medicale semnate: 10 ani de la semnare, conform calendarului de păstrare al clinicii; ciornele nesemnate: 180 de zile de la ultima modificare. Ștergerea automată se face numai după aprobarea calendarului de păstrare de către clinică; documentele aflate sub reținere legală se păstrează.
• Datele de facturare: 10 ani de la încheierea exercițiului financiar (Legea contabilității nr. 82/1991).
• Împuternicirile și verificarea lor: cât timp accesul este activ și apoi cât sunt necesare pentru a demonstra că accesul a fost acordat legal.
• Confirmările de la înregistrare, jurnalele de acces și audit și evidența solicitărilor tale: cât timp sunt necesare pentru a demonstra prelucrarea legală și securitatea.
• Copiile datelor pregătite la cererea ta: 30 de zile de la pregătire.
• Opțiunile privind modulele cookie: 3 ani.
• Notificările și evidența trimiterii lor pe e-mail și prin SMS: cât timp există contul care le-a primit sau până le ștergem la cererea ta.

Drepturile tale

Ai dreptul de acces (inclusiv o copie a datelor), rectificare, ștergere (în limitele obligațiilor legale de păstrare a documentației medicale), restricționare, opoziție și portabilitate. Trimite solicitarea din cont (Profil → Confidențialitate → Solicitări privind datele tale) sau la contactul pentru protecția datelor de mai sus. Răspundem în cel mult o lună de la primire; pentru solicitări complexe termenul poate fi prelungit cu încă două luni, cu informarea ta și explicarea motivului. Îți verificăm identitatea înainte de a da curs solicitării; o solicitare trimisă din contul tău autentificat cu passkey este considerată verificată.

Dacă păstrăm anumite date în ciuda unei cereri de ștergere, îți comunicăm ce categorii și de ce.

Ai dreptul să depui o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), www.dataprotection.ro.

Securitate

Accesul la date medicale necesită autentificare cu parolă și passkey. Accesul personalului este limitat la pacienții alocați, iar fiecare deschidere a fișei unui pacient este înregistrată înainte de afișarea datelor. Câmpurile sensibile din registrul de îngrijiri sunt criptate. Modulele cookie sunt descrise în politica privind modulele cookie.

Modificări

La fiecare modificare semnificativă publicăm o nouă versiune a acestei note, cu data ei. Versiunea primită la înregistrare este afișată în profilul tău.